16 February 2017

Contoh PO (Purchase Order) dan Cara Membuatnya

Contoh PO (Purchase Order) dan Cara Membuatnya. Hai sahabat, di kesempatan kali ini kita akan membahas mengenai Contoh PO (Purchase Order) dan Cara Membuatnya. Langsung saja kita mulai pembahasan kali ini ya, sahabat.

Pengertian PO

Sumber: amc.edu
Purchasing serta Prosedur dalam Proses Purchasing berasal dari kata “Purchasing” datang dari bahasa Inggris serta kerap dipakai dalam Industri-industri luar negeri ataupun dalam negeri. Bila ditranslate langsung, Purchasing bisa disimpulkan sebagai “Pembelian” dalam bahasa Indonesia.

Jadi pada intinya, Purchasing yaitu sebuah proses pencarian sumber serta pemesanan barang atau layanan untuk aktivitas produksi. Departemen yang mengatasi proses purchasing itu umumnya disebut juga Purchasing Department.

Purchasing yaitu satu di antara manfaat yang sangat diperlukan dalam Manajemen Material, Tidak cuma dilibatkan dalam pembelian Material untuk manfaat Produksi,

Purchasing juga bertugas dalam pencarian dan pembelian mesin-mesin produksi, peralatan dan perlengkapan produksi berserta beberapa fasilitas yang lain yang mendukung kelancaran proses produksi.

Maksud Paling utama dari Purchasing yakni untuk melindungi ketersediaan dan kestabilan suplai material dan mengurangi beberapa cost yang berkaitan sampai biaya pembuatan barang jadi dan ditekan seminimal mungkin.

Prosedur dalam Proses Purchasing 

Prosedur purchasing order berikut ini yaitu urutan beberapa langkah dalam proses Purchasing (proses pembelian):
  1. Memahami Kepentingan dan Menerima Keinginan dari Pihak yang Membutuhkan 
  2. Langkah pertama dalam proses Purchasing yakni tahu dan memahami keperluan dari pihak yang membutuhkan barang dan layanan itu. Pihak atau sisi yang memerlukan itu akan mengajukan keinginan pemesanan atau pembelian dengan dokumen tercatat seperti Purchase Requisition Form (Formulir Keinginan Pembelian) yang udah di setujui oleh kepala bagian ataupun Manajer terkait. Formulir Keinginan Pembelian harus tercantum jelas mengenai barang yang diinginkan seperti spesifikasi material, jumlah yang diinginkan, tanggal diperlukan dan pemasok yang disarankan. 

Pemilihan Pemasok 

Proses pemilihan Pemasok atau Supplier biasanya terdiri dari dua bagian mendasar, yaitu melakukan pencarian pada semua pemasok yang memungkinkan dan buat daftar semua pemasok yang udah diidentifikasi.

Beberapa informasi mengenai Pemasok umumnya bisa didapat dari beberapa sumber seperti direktori perdagangan, iklan, e-mail rekomendasi diri dari pemasok itu, menghadiri pameran, partisipasi di konvensi industri ataupun saran dari asosiasi dan komunitas usaha.

Semakin banyak sumber yang kita identifikasikan semakin dapat membantu kita dalam memastikan pemasok mana yang paling sesuai. Hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan pemasok yakni harga tidaklah cuma satu pertimbangan dalam memperoleh Pemasok yang sesuai.

Karena tidak cuma harga, beberapa poin juga perlu atau butuh diperhitungkan seperti kapabilitas dalam menyiapkan jumlah yang dibutuhkan, kualitas product yang dibutuhkan, kapabilitas finansial perusahaan pemasok dan lain sebagainya. Apabila semua poin yang dijelaskan sama, Hargalah sebagai penentu dalam pemilihan Pemasok.

Lakukan Pemesanan 

Sumber: accountlearning.com
Setelah menentukan Pemasok/Supplier mana yang di ambil, langkah selanjutnya yakni melakukan pemesanan atau dalam industri biasanya disebut juga dengan “Purchase Order” atau “PO”.

Purchase Order pada dasarnya yakni satu dokumen yang diantar ke Pemasok untuk memasokan barang atau layanan yang dibutuhkan.

Umumnya, dokumen atau surat Purchase Order (PO) terdiri dari 6 salinan, masing-masing salinan itu dituju pada Pemasok, pihak pemohon (requestor), Petugas Gudang, bagian akuntansi, bagian inspeksi dan satu salinan lagi untuk bagian Purchasing sendiri sebagai arsip.

Menindaklanjuti dan memantau perubahan Pesanan 

Setelah melakukan Pemesanan dan Pemasok udah memahami apa yang dibutuhkan, prosedur Purchasing selanjutnya yakni melakukan pemantauan perubahan pesanan itu atau biasanya disebut juga dengan “Follow-up” di Industri.

Prosedur ini diperlukan agar Pemasok dapat menyiapkan serta mengirim barang atau layanan yang dibutuhkan itu sesuai pada saat dan jumlah yang dijanjikan.

Petugas Purchasing biasanya akan ajukan pertanyaan ke Pemasok mengenai perubahan barang dan layanan yang dibutuhkan itu lewat E-mail, telephone atau kunjungan langsung ke kantor/pabrik pemasok.

Penerimaan Barang dan Pemeriksaan 

Bagian Penerimaan akan menerima barang yang dipasok oleh Pemasok dan mencocokan jumlah dengan dokumen Purchase Order. Bagian Purchasing akan diberitahukan tentang ketibaan barang itu dan hasil dari pemeriksaannya.

Pembayaran Faktur 

Setelah barang yang dipesan itu diterima dengan kondisi yang memuaskan dan sesuai sama keinginan, Faktur tagihan akan di cek saat sebelum di setujui. Setelah Faktur di cek dan di setujui pembayaran juga ditangani sesuai sama perjanjian yang ditetapkan.

Pemiliharaan Dokumen Pembelian 

Beberapa pembelian di perusahaan Industri yaitu pembelian yang berulang atau Repeat Order. Oleh karena itu, dokumen-dokumen butuh pada pembelian di awal yaitu tips untuk pembelian selanjutnya.

Dari Dokumen-dokumen itu, Petugas Purchasing ataupun Manajemen dapat lebih jelas untuk mengetahui pemasok mana yang baik dan sesuai untuk pemesanan atau pembelian pada beberapa saat yang akan datang.

Memelihara dan Menjaga hubungan dengan Pemasok 

Hubungan pada Perusahaan yang terkait dengan Pemasok harus dipelihara dan dijaga dengan baik. Hubungan ini harus dijalin dalam bentuk saling meyakini dan niat baik untuk satu sama lain membantu dan menghormati.

Hubungan baik akan bermanfaat dan menguntungkan kedua belah pihak baik untuk konsumen maupun pemasok.

Cara menulis purchase order yang baik serta benar 

Beberapa hal yang perlu kita cantumkan sebagai Contoh Purchase Order yang baik yakni: 
  1. Sebagai pemesan, cantumkan identitas kita dengan jelas dalam Purchase Order. 
  2. Cantumkan dengan detil apakah akan kita pesan, seperti merk, nama barang, jumlahnya dan informasi yang lain. 
  3. Cantumkan dengan jelas produsen atau supplier yang kita pesan. 
  4. Sebutkan media yang sebagai tempat iklan produk yang di tawarkan. 
  5. Sebutkan bentuk dan jumlah pesanan dengan detil, bila dibutuhkan buatlah daftar dalam tabel agar memudahkan penelusuran serta pelayanannya. 
  6. Sebutkan cara pengiriman yang diinginkan, waktu pengiriman yang kita inginkan, pembayaran, dan cara pengepakan. 
  7. Tidak hanya beberapa hal itu, kita juga harus mencantumkan nomor PO. Nomor ini amat penting untuk kita ataupun supplier untuk melakukan penelusuran apabila nantinya ada kekeliruan ataupun permasalahan. 

Contoh Purchase Order 

Contoh Purchase Order secara umum berisikan informasi pemesanan dari perusahaan pada vendor atau pemasok seperti nomor PO, tanggal, nama vendor, alamat vendor, dan yang lain.

Contoh Purchase Order Sederhana Mengenai Pembelian 

Berikut ini bakal di jabarkan beberapa Contoh Purchase Order yang bisa dijadikan referensi oleh Anda dalam membuat purchase order:

Contoh Purchase Order Barang Elektronik 

Multi Jaya Sejati
Jln. Panglima Jendral Sudirman No. 10

Surabaya

Nomor: 254/MJS/I/2016

Lampiran: –

Hal: Pemesanan Barang Elektronik

Kepada PT. Maju Jaya Elektronik

Jln. Ahmad Yani No. 20

Jakarta Timur

Dengan Hormat,

Berdasarkan informasi yang telah di kirim sebelumnya mengenai produk elektronik yang Anda ajukan, kami tertarik dengan tawaran itu serta berkeinginan memesan beberapa produk Elektronik sebagai berikut ini:
  • 22 Unit Mesin Cuci 
  • 25 Unit Kulkas 
  • 15 Unit Kipas Angin 
  • 32 Unit TV 
  • 7 Unit AC 
Pembayarannya kami lakukan dengan cara credit yang sesuai dengan ketentuan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan Anda. Pembayaran yang pertama akan kami transfer setelah perusahaan kami menerima produk yang dipesan dan tiba dengan kondisi yang baik.

Kami sangat berharap supaya bisa menerima produk elektronik itu secepat mungkin. Kami sampaikan terima kasih atas perhatian yang diberikan.

Hormat kami,

Syahril Kamal Harahap

(Direktur)

Contoh PO Lainnya:

Sumber: zahiraccounting.com
Sumber: lahiya.com
Sumber: ilmusoftware.com
Sumber: scribd.com
Sumber: minimalizeapp.blogspot.co.id
Sumber: contohsuratniaga.com
Sumber: softwareklinik.info

Demikianlah pembahasan kami mengenai Contoh PO (Purchase Order) dan Cara Membuatnya, untuk berbagai informasi yang kami sajikan pada kesempatan ini, harapannya semoga Contoh PO di atas sedikitnya dapat menambah pengetahuan tersendiri bagi anda para pembaca.

Khususnya bagi anda yang saat ini sedang mencari referensi dalam membuat Contoh Purchase Order. Terima kasih atas kunjungannya dan salam sukses untuk sahabat semuanya.

Referensi:
  1. lahiya.com
  2. bericontoh.com 
Back To Top