08 February 2017

Pengertian Administrasi Perkantoran: Karakteristik, Fungsi, dan Ruang Lingkupnya

Pengertian Administrasi Perkantoran: Karakteristik, Fungsi, dan Ruang Lingkupnya. Halo sahabat semua, bertemu lagi dengan kami, yang kali ini membawa segudang informasi, yang akan kami jadikan bahan untuk pembahasan kali ini, yaitu mengenai Pengertian Administrasi Perkantoran: Karakteristik, Fungsi, dan Ruang Lingkupnya.

Jadi, sebelum siap-siap ke kantor, ada baiknya lho baca artikel kali ini, buat bekal nanti, yuk langsung kita mulai!

Administrasi perkantoran yang bakal kami kupas tuntas, baik itu pengertian, karakteristik, ruang lingkup, unsur-unsur, tujuan serta fungsi dari administrasi perkantoran itu sendiri. Langsung saja, Secara umum,

Pengertian Administrasi Perkantoran

Sumber: okupasi.com
Pengertian Administrasi Perkantoran yaitu sebuah aktivitas perencanaan keuangan, penagihan serta pencatatan, personalia, serta distribusi barang dan logistik di satu organisasi.

Umumnya seseorang karyawan yang bertugas dalam hal ini disebut juga dengan administrator kantor atau manajer kantor.

Pengertian Administrasi Perkantoran terbagi atas dua yakni pengertian administrasi perkantoran secara luas serta administrasi perkantoran secara sempit.

Pengertian administrasi perkantoran secara luas yaitu sebuah kerja sama secara sistematis serta teroordinasi menurut pembagian pekerjaan sesuai dengan susunan organisasi dalam mencapai tujuan secara efisien serta efektif.

Sedangkan pengertian administrasi perkantoran dalam arti sempit yaitu seluruh aktivitas yang bersifat tehnis ketata usahaan dalam proses pekerjaan operatif, penyediaan info untuk pimpinan, serta membantu kelancaran perkembangan organisasi.

Karakteristik Administrasi Perkantoran 

Karakteristik Administrasi Perkantoran mempunyai ketidaksamaan dengan tata usaha perkantoran. Ada aspek pembeda, dari mulai bentuk aktivitas serta luas lingkup unit kerja sebagai tempat dalam proses aktivitas. Untuk lebih detilnya berikut ini karakteristik/ciri administrasi perkantoran:
  • Bersifat pelayanan (Service) pada seluruh pihak atau orang:
Hal semacam ini berarti bahwa pekerjaan kantor biasanya adalah dari pelayanan serta dukungan untuk aktivitas organisasi.
  • Merembes serta dilakukan oleh seluruh pihak:  
Hal semacam ini berarti bahwa pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang senantiasa ada serta dilaksanakan disetiap organisasi.
  • Hasil akhirnya berbentuk informasi:  
Informasi yaitu beberapa info yang memuat data yang bisa dipercaya dalam kebutuhan pihak tertentu. Pihak-pihak yang mempunyai urusan pada informasi yang ada di kantor lain; pimpinan, pemegang saham, pemerintah, masyarakat, serta karyawan organisasi dan sebagainya.
  • Bersifat mempermudah:  
Pekerjaan kantor adalah alat katalisator yang mempunyai berbagai macam aktivitas dari tiap perusahaan dipersatukan.
  • Bersifat pengetikan serta penghitungan: 
Susunan pekerjaan kantor semakin banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik
  • Dikerjakan oleh seluruh pihak: 
Pekerjaan kantor tidak senantiasa ditangani dalam satu bagian yang beberapa kantor ditangani dalam setiap bagian perusahaan.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran 

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran meliputi dari kegiatan kantor serta saranan fasilitas kerja kantoran. Ruang lingkup administrasi perakantoran yaitu sebagai berikut ini:
  • Aktivitas Kantor:
Aktivitas kantor adalah aktivitas yang senantiasa dikerjakan dalam perkantoran di mana makin luas tujuan perusahaan makin besar juga aktivitas perkantoran yang dikerjakan. Biasanya aktivitas perkantoran terdiri dari beberapa aktivitas diantaranya sebagai berikut ini:
  • Perencanaan Perkantoran (Office Planning), yaitu proses menentukan arah aktivitas kantor, dengan peninjauan kembali pada beberapa aspek yang memengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari: 
  1. Perencanaan gedung 
  2. Tata ruang kantor 
  3. Penerangan/cahaya 
  4. Ventilasi 
  5. Peralatan perlengkapan serta perabotan kantor 
  6. Anggaran (budgetting) perkantoran 
  7. Standar mutu kerja 
  8. Sistem informasi serta telekomuniktasi 
  • Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing), yaitu penyusunan beberapa fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi meliputi: 
  1. Pembagian tugas serta pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan 
  2. Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun dengan bawahan 
  3. Penyediaan perlengkapan/peralatan yang pas, sesuai sama bentuk pekerjaan untuk mempermudah karyawan dalam melakukan pekerjaan. 
  • Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), Pengarahan perkantoran yaitu sebuah kegaitan yang meningkatkan efektivitas serta efisiensi kerja secara optimal sesuai dengan target serta tujuan yang sudah ditetapkan dan untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat serta dinamis. Pengarahan perkantoran yaitu sebagai berikut ini:
  1. Pemakaian tehnik yang efisien dalam melakukan pengawasan pada bawahan 
  2. Pemakaian tehnik yang efisien dalam memberikan motivasi pada bawahan 
  3. Pemberian bantuan pada karyawan dalam memecahkan permasalahan saat karyawan menghadapi kesusahan dalam pekerjaan 
  4. Penyatuan visi misi karyawan serta organisasi 
  5. Perancangan langkah komunikasi yang efisien dengan karyawan, untuk komunikasi antara atasan dengan bawahan supaya sedianya bisa berjalan lancar. 
  6. Penggunaan tolak ukur yang benar serta adil dalam pemberian upah karyawan.  
  • Pengawasan Perkantoran (Office Controlling), Pengawasan perkantoran yaitu aktivitas yang memastikan kalau tujuan serta perencanaan bisa berjalan sesuai sama target yang ingin diraih. Objek pengawasan perkantoran terdiri dari: 
  1. Pemakaian peralatan serta perlengkapan kantor 
  2. Metode-metode serta standarisasi pekerjaan kantor 
  3. Kualitas pekerjaan kantor 
  4. Pelayanan kantor 
  5. Waktu 
  6. Biaya perkantoran 
  • Saranan serta Fasilitas Kerja Kantoran 
Dari hasil uraian di atas, kantor adalah keseluruhan ruang dalam sebuah bangunan yang ada aktivitas tata usaha atau aktivitas manajemen ataupun beragam pekerjaan yang lain. Perkantoran terikat dengan prasarana seperti:
  • Area Kantor 
Faktor-faktor yang di perhatikan dalam pemilihan area kantor yaitu sebagai berikut ini:
  1. Keamanan 
  2. Lingkungan 
  3. Harga 
  • Gedung 
  1. Faktor-faktor yang menjadi perhatian dalam pemilihan gedung yaitu sebagai berikut ini:
  2. Gedung menjamin keamanan serta kesehatan karyawan 
  3. Gedung mempunyai sarana yang memadai 
  4. Harga gedung yang kompetitif seimbang dengan biaya serta keuntungannya.  
  • Perlengkapan 
Perlengkapan dikelompokkan dalam dua kelompok di antaranya sebagai berikut ini:
  1. Perabotan kantor (office furniture), contohnya kursi, meja, laci, rak dan sebagainya yang terbuat dari besi, kayu, ataupun beberapa bahan yang lain, yang mempunyai fungsi penting dalam kantor.
  2. Perbekalan kantor (office suplies), contohnya kertas, penghapus, pena, tinta printer, serta perlengkapan habis pakai yang lain. 
  • Interior 
Interior yaitu tatanan perlengkapan atau piranti yang mendukung proses kerja dalam ruang kantor, contohnya plafon, penerangan, ventilisais, hiasan kantor serta jendela.
  • Mesin-Mesin Kantor 
Dalam perencanaan aktivitas kantor mempunyai rumus perencanaan mesin yang dipakai sesuai sama prosedur kerja, cara kerja serta keperluan interior.

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran 

Administrasi perkantoran mempunyai beberapa unsur-unsur diantaranya sebagai berikut ini:
  • Organisasi, adalah mengelompokkan serta membuat kerangka kerja, interaksi hubungan kerja sama antara beberapa pekerja dalam sebuah wadah untuk mencapai tujuan tertentu. 
  • Manajemen, berperan dalam merencanakan, mengorganisasikan, membina, menuntun, menggerakkan, serta mengawasi sekumpulan orang dan mengerahkan seluruh sarana untuk tujuan yang sudah ditetapkan bisa terwujud dengan baik. 
  • Komunikasi, yaitu aktivitas yang menyampaikan berita, pemberian inspirasi, serta ide dari seseorang pada orang lain, yang bersifat timbal balik antara pimpinan dengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal ataupun yang non formal. 
  • Informasi yaitu aktivitas yang mengumpulkan, mencatat, memproses, menggandakan, menyebarkan, serta menyimpan beragam informasi. 
  • Personalia, adalah aktivitas yang mengatur serta mengolah pemakaian tenaga kerja 
  • Keuangan, yaitu aktivitas yang mengatur serta mengolah pemakaian sumber daya sekaligus yang dipertanggung jawabkan pemakaian dana. 
  • Perbekalan, yaitu aktivitas yang merencanakan, mengurus serta mengatur dalam pemakaian perlengkapan kerja. 
  • Humas, adalah aktivitas yang menciptakan hubungan serta dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat pada sekitar perusahaan. 

Tujaun Administrasi Perkantoran 

Biasanya, administrasi perkantoran adalah pekerjaan kantor yang mempunyai tujuan menghimpun, mencatat, mengelolah, menggandakan, mengirim serta menyimpan beberapa info yang dibutuhkan dalam aktivitas kantor. Tujuan-tujuan administrasi perkantoran yaitu sebagai berikut ini:
  • Mengumpulkan, yaitu sebuah aktivitas yang mencari data, mengupayakan tersedianya semua informasi yang belum ada hingga siap untuk dipakai bila dibutuhkan. 
  • Mencatat, adalah aktivitas yang memerlukan beragam peralatan tulis informasi hingga terwujud tulisan yang bisa di baca, dikirm, serta disimpan. 
  • Memproses, yakni aktivitas yang memproses informasi dengan maksud untuk memberikan data dengan bentuk yang lebih berguna 
  • Menggandakan, yaitu aktivitas yang memberikan hasil dengan berbagai langkah dan alat. 
  • Mengirim, adalah aktivitas yang menyampaikan dengan berbagai langkah serta alat yang infonya terdiri dari satu pihak pada pihak yang lain. 
  • Menyimpan, yaitu aktivitas yang menaruh informasi dengan sejumlah langkah serta alat dalam sebuah tempat yang aman. 

Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli 

  • Menurut Gie (2007 : 3) yakni: 
“Office management can be defined as the planning, controlling and organizing of office work and actuating those performing it so as to achieve the predetermined objectivities.

It deals with the life cycle of business information and data form their creation through their maintenance, distribution and retention, if of permanent value or destruction if obsolete”.

(Manajemen perkantoran bisa didefenisikan sebagai perencanaan, pengendalian, serta pengorganisasian pekerjaan perkantoran, dan penggerakkan mereka yang melaksanakannya supaya mencapai sebagian tujuan yang sudah ditetapkan lebih dulu.

Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data serta info perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran serta penyimpanannya bila mempunyai nilai tetap atau pemusnahannya bila usang).
  • Menurut Mills (2001 : 4) yakni:
Sisi dari proses manajemen yang terkait dengan institusi serta proses prosedur yang dipakai untuk menentukan serta mengkomunikasikan program dan perkembangan aktivitas diatur serta dicek bersumber pada tujuan serta rencana.
  • Menurut WH Evans pada tahun 1963
Menjelaskan kalau administrasi perkatoran merupakan manfaat yang berhubungan dengan manajemen serta pengarahan seluruh bagian pengoperasian perusahaan mengenai adanya pengolaan bahan keterangan, ingatan, serta komunikasi organisasi.
  • Menurut Arthur Grager pada tahun 1958
Administrasi perkantoran yaitu mempunyai manfaat pada tata penyelenggaraan terhadap pelayanan serta komunikasi warkat dari satu organisasi.
  • Menurut George Terry pada tahun 1966
Menjelaskan kalau administrasi perkantoran yaitu sebuah perencanaan, pengendalian serta pengorganisasian pekerjaan satu perkantoran dan jadi penggerak pada mereka yang menjalankannya supaya tujuan yang sudah ditetapkan bisa terwujud.
  • Menurut William Leffingwell serta Edwin Robinson pada tahun 1950
Menyampaikan kalau administrasi perkantoran adalah cabang pengetahuan manajemen yang berbicara pada proses pekerjaan dalam perkatoran secara efektif, di mana, serta kapan pekerjaan itu harus dikerjakan.
  • Menurut Institute of Administrative management di pertengahan 1990 an
Mengatakan kalau manajemen perkantoran adalah satu diantara cabang pengetahuan manajemen yang fokus di layanan untuk dapat memperoleh, mencatat serta mengkaji semua informasi.

Baik itu merencanakan ataupun mengkomunikasikannya yang bermanfaat dalam mengamankan sebuah aset organisasi dan mempromosikan layanan administrasi itu secara sendiri dalam mencapai tujuan organisasi.
  • Menurut Edwin Robinson serta William Leffingwell
Administrasi perkantoran yaitu turunan dari pengetahuan serta seni manajemen yang berkaitan dengan operasional pekerjaan kantor secara tepat.
  • Menurut Suparjati 
Administrasi perkantoran adalah sebuah proses kerja sama dalam ruang lingkup kantor untuk mencapai maksud yang ditetapkan dengan melakukan fungsi manajemen.
  • Menurut William Spriegel serta Ernest Daview
Administrasi perkantoran adalah pemberian yang merujuk pada seluruh aktivitas operasional, seperti produksi, transportasi, marketing, manufacturing, serta pengelolaan gudang.

Dari pengertian administrasi perkantoran di atas bisa diambil kesimpulan kalau manajemen perkantoran yaitu sebuah rangkaian tindakan dalam perencanaan.

Mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi serta mengatur hingga menyelenggarakan dengan tertib pada pekerjaan administrasi perkantoran (Quible, 2001) untuk dapat menunjang tercapainya maksud organisasi itu.

Ruang Lingkup Pekerjaan Administrasi Perkantoran 

Ruang lingkup pekerjaan administrasi perkantoran dapat dikatakan pekerjaan pelayanan di sekitar beberapa keterangan yang berwujud 6 (enam) pola perbuatan (Gie, 2007 : 16), yaitu:
  1. Mengumpulkan: yakni beberapa aktivitas mencari serta mengupayakan terdapatnya semua keterangan yang semula belum ada atau berserakan dimana-mana hingga siap untuk dipakai bila mana dibutuhkan. 
  2. Mencatat: yakni aktivitas yang mebubuhkan dengan berbagai perlengkapan tulis beberapa info yang dibutuhkan hingga berwujud tulisan yang bisa di baca, di kirim serta disimpan. Dalam perubahan tehnologi modern saat ini termasuk juga juga memateri beberapa keterangan itu dengan alat-alat perekam suara hingga bisa didengar, pencatatan dengan pita rekaman. 
  3. Mengelola: yakni berbagai macam aktivitas mengerjakan beberapa keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang bermanfaat. 
  4. Menggandakan: yakni aktivitas memperbanyak dengan berbagai langkah serta alat sebanyak jumlah yang dibutuhkan. 
  5. Mengirim: yakni aktivitas mengemukakan dengan berbagai langkah serta alat dari satu pihak kepihak lain. 
  6. Menyimpan: yakni kegitan menyimpan dengan berbagai langkah serta alat di tempat tertentu yang aman. 
Hal atau tujuan yang terkena oleh 6 (enam) pola perbuatan mengumpulkan, mencatat, memproses, mengganda, mengirim serta menyimpan itu adalah keterangan (informasi).

Yang disebut dengan keterangan atau informasi adalah pengetahuan mengenai sebuah hal atau peristiwa yang didapat khususnya lewat pembacaan atau pengamatan.

Saat ini, informasi bisa berbentuk: surat, panggilan telephone, pesanan, faktur serta laporan tentang berbagai aktivitas usaha. Semua di terima, direkam (direcord), diatur, disebarkan serta dilindungi supaya pekerjaan kantor bisa terwujud dengan efektif serta efisien.

Fungsi Administrasi Perkantoran 

Administrasi perkantoran biasanya berperan untuk memastikan tujuan organisasi serta merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk mengerjakan beberapa aktivitas yang bersifat operasional, lantaran kegiatan-kegiata yang bersifat operasional dikerjakan oleh kelompok pelaksana.

Banyak penulis yang sering mempergunakan manfaat manajemen sebagai fungsi administrasi perkantoran (Mills, 2001 : 4). Adapun beberapa fungsi itu adalah sebagai berikut ini:
  1. Planning (Perencanaan): Perencanaan memiliki arti penentuan tujuan sebagai dasar kinerja organisasi di masa-masa depan serta penetapan beberapa pekerjaan dan alokasi sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. (Daft, 2006 : 8) 
  2. Organizing (Pengorganisasian): Pengorganisasian melibatkan penetapan pekerjaan, pengelompokan beberapa pekerjaan ke dalam departemen serta alokasi berbagai macam sumber daya ke dalam beragam departemen. (Daft, 2006 : 9) 
  3. Leading (Kepemimpinan): Kepemimpinan adalah fungsi manajemen yang melibatkan pemakaian pengaruh untuk memotivasi karyawan mencapai tujuan organisasi. (Daft, 2006 : 10) 
  4. Controlling (Pengendalian): Pengendalian yaitu manfaat ke empat yang memiliki arti memonitor kegiatan karyawan, memelihara organisasi supaya tetap berjalan ke arah pencapaian tujuan, serta membuat koreksi apabila dibutuhkan. (Daft, 2006 : 11) 
Lain perihalnya dengan Quible dalam Sukoco (2006 : 4), yang menulis ada 5 jenis office support functions dalam administrasi perkantoran, fungsi itu yakni:
  1. Guna Rutin: Yaitu fungsi administrasi perkantoran yang memerlukan pemikiran minimum meliputi pengarsipan, pengggandaan serta yang lain. Umumnya fungsi ini dikerjakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas aktivitas sehari-hari. 
  2. Fungsi tehnis: Yaitu fungsi yang memerlukan pendapat, ketentuan serta keterampilan perkantoran yang ideal, seperti familieritas dengan sofware. Fungsi ini umumnya dikerjakan oleh staf admnistrasi yang tergabung dalam departemen Tehnologi Informasi (TI) sebuah organisasi. 
  3. Fungsi Analisa: Yaitu fungsi yang memerlukan pemikiran yang kritis serta kreatif disertai kapabilitas untuk menentukan, seperti membuat serta mengkaji laporan ataupun membuat ketentuan pembelian. Fungsi ini umumnya dikerjakan oleh seorang asisten manajer yang bertanggung jawab mendukung ketetapan yang bakal di buat oleh atasan. 
  4. Fungsi Interpersonal: Yaitu fungsi yang memerlukan penilaian serta analisais sebagai dasar pengambilan keputusan dan keterampilan terkait dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini umumnya dikerjakan oleh staf administrasi sebagai jenjang karier saat sebelum naik jadi manajer pada sebuah organisasi. 
  5. Fungsi Manajerial: Yaitu fungsi yang memerlukan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran serta pemotivasian seperti pembuatan anggaran, staffing serta mengevaluasi karyawan. Umumnya fungsi ini dikerjakan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab pada proses system serta prosedur administrasi dalam sebuah organisasi.
Dan, tak terasa, sampailah kita di akhir pembahasan kali ini, yang membahas tuntas mengenai Pengertian Administrasi Perkantoran: Karakteristik, Fungsi, dan Ruang Lingkupnya. Mudah-mudahan semuanya jelas dan paham, ya. Makasih udah meluangkan waktu untuk belajar bersama.

Sampai jumpa lagi di pembahasan selanjutnya, see yaa.

Referensi:
  1. artikelsiana.com 
  2. landasanteori.com 
  3. pengertian.website 
  4. bersosial.com 
Back To Top